Privacy

Privacy verklaring Ruilkring Hengelo dd 01 Okt 2018

Aangenomen op bestuursvergadering dd 1 okt 2018 Schrijver: Edu van Dijk

Omdat ook de Vereniging Ruilkring Hengelo zorgvuldig met persoonsgegevens om wil gaan geven wij aan wát, hoe, waarom en hoelang de vereniging gegevens registreert en bewaart. En hoe we deze gegevens beveiligen tegen ongewenst gebruik.

Ledengegevens:
– Naam, adres, telefoonnumer(s), e-mail adres en ontvangen contributies worden door de penningmeester opgeslagen op een uitsluitend voor de Ruilkring bestemde computer.
– Deze computer is beschermd tegen ongewenst gebruik door middel van een up-to-date anti-virusprogramma.
– Deze gegevens worden elk kwartaal ook in een reserve-kopie (backup) opgeslagen en bewaard in het woonhuis van de voorzitter of een daartoe aangewezen bestuurslid.
– Er zijn twee backup-schijven in gebruik. Deze worden telkens omgewisseld zodat de een-na-laatste backup overschreven wordt met actuele gegevens.
– Er worden geen leden-gegevens “in the cloud” of op andere wijze op internet opgeslagen.
– De ledengegevens worden bewaard.
– De Ruilkring geeft derden slechts inzage in deze gegevens als ze daartoe wettelijk verplicht is.

Noabers:
– Naast voornoemde gegevens registreert de Ruilkring het “noaber-saldo” van haar leden en de mutaties daarin. Deze mutaties worden met papieren bonnen gecommuniceerd, waarbij de ontvanger en de leverancier van de dienst of geleverde goederen geregistreerd worden.
Op deze bonnen is vermeld hoeveel noabers op welke datum waarvoor verrekend wordt.
– Deze bonnen worden hooguit twee jaar bewaard door de noaberadministratie.
– De mutaties in het noaber-saldo worden in dezelfde computer geregistreerd als waarin de ledengegevens  verwerkt worden en vallen onder hetzelfde backup-regime.
– Digitaal geregistreerde noaber-mutaties worden vijf jaar bewaard.
– Deze gegevens worden geanonimiseerd voor interne analyse gebruikt.
– Het verwijderen van bonnen en gegevens gebeurt per kalenderjaar.

De Ruilkring attendeert leden er op, dat het verrichten van vrijwilligerswerk (diensten onderling in de Ruilkring) aan regels gebonden kan zijn indien men een uitkering ontvangt. Deze regels zijn bij de uitkeringsinstantie op te vragen en het nakomen er van valt onder verantwoordelijkheid van het betreffende lid.

Periodiek ledenblad:
– De Ruilkring geeft een papieren periodiek (De gids) uit. Leden van de Ruilkring die bezwaar hebben tegen publicatie van hun naam, foto of andere gegevens kunnen dit aangeven bij het bestuur.
– In dit periodiek wordt van de leden de Ruilkring-naam, e-mail adres, het telefoonnummer  en het aanbod van diensten vermeld.

E-mail:
-Via e-mail worden actuele mededelingen en aanbiedingen van de leden verzonden. Hiertoe wordt het e-mail adressenbestand uit de ledenadministratie gebruikt.
– E-mails worden vanuit een server op internet verzonden welke “online” is.
– Verzonden berichten worden telkens na drie maanden van deze server verwijderd.
– Deze server is conform de geldende richtlijnen beveiligd.

Website:
– Op de website van de Ruilkring staan geen ledengegevens.
– Voor het plaatste van foto’s of persoonsgegevens wordt vooraf toestemming gevraagd.